مدیران پیشرو

سازماندهی

*******

تعریف سازماندهی: فرآیندی است که باعث تقسیم کار و ارتباطات می‌شود.

نظم و ترتیب‌‌دادن به کار و تقسیم و تکلیف آن کار و تحقق آن به صورت مستمرو پیوسته که برای یک هدف و هدف‌های معین می‌باشد صورت می‌گیرد.

حاصل فرآیند سازماندهی: ساختار سازماندهی است.

هدف سازماندهی: سینرژی(هم افزایی) است.

در یک سازمان یک مدیر پنج وظیفه بر عهده دارد:     

1. برنامه‌ریزی

2. سازماندهی         

3. بسیج منابع و امکانات

4. رهبری

5. هدف‌گذاری

تقسیم بندی کلی سازمان:

 افقی:

1. تقسیم‌بندی کارها و فعالیت‌ها با توجه به وظایف عمده سازمان

2. طراحی اداره‌ها

3. طراحی واحدهای پشتیبانی

عمودی:

1. ارائه طرح سلسله مراتب                                      

2. تعیین حیطه نظارت افراد

3. مشخص کردن حوزه سرپرستی افراد با رعایت اصل (وحدت فرماندهی)

4 . تنظیم روابط رئیس و مرئوس                              

5. تعیین نوع و حدود اختیارات افراد

6. تنظیم روابط صف و ستاد                                     

7. تعیین میزان تمرکز و عدم تمرکز

بیان دو واحد در سازمان:     

واحدهای صفی: کارهایی را انجام می‌دهند که به طور مستقیم با اهدف سازمان در ارتباط است.

واحدهای ستادی: وظیفه پشتیبانی از واحدهای صفی را دارند.

چگونه سازماندهی کنیم؟

نخستین قدم برای سازماندهی، ترسیم شمایی از "فرایند" کار و عمل در واحد مورد نظر و پیرامون و محیط آن است (مالی، اداری، منابع انسانی، تولیدی، فنی، بازرگانی، تحقیق و توسعه، ساختمانی و عملیاتی، روابط عمومی و..) .

ساختار سیستمی، پایه ای ساده دارد که معمولا" از پنج جزء اساسی تشکیل می شود:

ورودی ها- عملیات- خروجی ها- نظام کنترل و بازخور- ارتباط متقابل این عناصر.

منابع :

هر سیستمی ( متبلور در سازمان یا واحد سازمانی یا کارتعریف شده) برای زندگی و کارکرد خود، نیازمند دریافت منابعی متناسب با کار و مأموریت تعریف شده و واگذارشده است. این منابع به طور کلی عبارت اند از :

- منابع انسانی اعم از کارکنان و مدیران و کلیه افرادی که عمل یا فکر و تصمیم شان در کارکرد سیستم، موثر است.

- منابع مالی اعم از نقدینگی و غیر نقدینگی، پولی که برای فعالیت ها هزینه می شود اعم از حقوق و دستمزد و غیره.

- تجهیزات و ماشین آلات ( فنی و اداری و..)

- مواد اولیه و مواد مصرفی  و ملزومات

- فضا و مکان ( برای استقرار و عملیات واحد)

- اطلاعات ( اعم از دانش فنی و سایر اطلاعات لازم)

نتیجه گیری: نتیجه سازماندهی، ایجاد ساختار سازمان است و ساختار سازمان، روابطی منظم و منطقی که لازمه ی عملیات اعضای سازمان است، به وجود می آورد. از طریق فرآیند سازماندهی، افراد به صورت گروهی در ساختار و روابط متشکلی قرار می گیرند تا با توانایی های لازم و کافی، کار موثری را برای رسیدن به هدفهای معین انجام دهند.

به وسیله سازماندهی، طرق و وسایل منظمی برای تفکیک و هماهنگی منابع انسانی و مادی جهت تحقق هدفهای سازمان فراهم می شود. اعضای هر گروه یا سازمان، به طور انفرادی، از لحاظ هوش، استعداد، توانایی و تجربه حرفه ای و کنشهای عاطفی متفاوتند. که در نتیجه ی سازماندهی از قابلیت ها و توانایی های افراد به طور مناسب و شایسته استفاده می شود.